Кодекс етики та поведінки

ВСТУП

Даний Кодекс етики та поведінки (надалі — «Кодекс») Громадської організації «Фонд «Професійний розвиток Харкова» (надалі — «ГОФПРХ» та/або «Фонд») є відображенням принципів чесності, сумлінності, соціальної та конфліктної чутливості до всіх осіб, що співпрацюють із ГОФПРХ та всіх інших осіб, із якими взаємодіє Фонд.

Цей Кодекс містить у собі основні політики поведінки та етики, які стосуються забезпечення та захисту прав та гідності людини, гендерної чутливості у роботі, свободи та інтересів будь-якої особи не зважаючи на стать, вік, гендерну приналежність, релігійні упередження, орієнтацію та інше.

Даний Кодекс не замінює основних Положень та внутрішніх політик Фонду, а лише містить у собі компіляцію та витяги політик з питань та категорій, що зазначені вище.

ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ

Кодекс складається з категорій, що містять керівні принципи поведінки в усіх сферах діяльності Фонду:

• Відповідальність і надійність;
• Конфіденційність та секретність;
• Об’єктивність і незалежність;
• Професіоналізм і найвища якість;
• Повага;
• Порядність та принциповість.

ЗАВДАННЯ КОДЕКСУ

Кодекс передбачає виконання наступних завдань:

• сприяння досягненню мети ГОФПРХ і її статутних завдань;
• реалізації колективних можливостей осіб, що співпрацюють з ГОФПРХ та їх прав;
• забезпечення ефективного і свідомого виконання особами, що співпрацюють з ГОФПРХ своїх обов’язків, активної діяльності по вирішенню завдань;
• формування у осіб, що співпрацюють з ГОФПРХ, етичних і ділових норм поведінки, дотримання їх у взаємовідносинах між собою та в процесі своєї діяльності в межах Фонду;
• виховання в осіб, що співпрацюють з ГОФПРХ, взаємної поваги, чесності, об’єктивної оцінки вчинків та дій своїх колег і сторонніх осіб, принципової позиції у прийнятті відповідних рішень;
• забезпечення згуртованості та колективізму осіб, що співпрацюють з ГОФПРХ, морального їх єднання, активної позиції у захисті прав осіб, що співпрацюють з ГОФПРХ і реалізації їх інтересів.

ПОЛІТИКА ЗАПОБІГАННЯ КОНФЛІКТУ ІНТЕРЕСІВ

Конфлікт інтересів

Конфлікт інтересів — є протиріччя між особистими інтересами та посадовими обов’язками особи, яка займає відповідальну посаду. Як реальний, так і передбачуваний конфлікт інтересів може негативно вплинути на діяльність організації і досягнення нею своєї місії.

Дана Політика запобігання конфлікту інтересів спрямована на надання допомоги голові та співробітникам ГОФПРХ у визначенні ситуації або ситуацій, які представляють собою фактичні або потенційні конфлікти інтересів, і на надання організації комплексу процедур, які, при їх дотриманні, дозволять уникнути конфліктів інтересів або успішно вирішити вже існуючі конфлікти.

Співробітники організації зобов’язуються дотримуватися принципів справедливості і прозорості.

Співробітники організації повинні бути надзвичайно обережними у використанні послуг компаній-постачальників, де працюють члени їх сім’ї.

При організації процесу закупівель і часу відвідування таких постачальників, необхідно дотримуватися певних запобіжних мір для того, щоб виключити будь-яку можливість виникнення конфлікту інтересів. З цією метою застосовується підхід повного виключення даного постачальника з реєстру потенційних постачальників.

Питання, пов’язані з конфліктом інтересів (як реальним, так і передбачуваним) є надзвичайно серйозними і можуть закінчитися звільненням винних.

Кожен співробітник мотивований в обговоренні будь-якої можливості сприйняття конфлікту інтересів.

Конфіденційність

Кожна особа в організації бере на себе зобов’язання не розголошувати конфіденційну інформацію, отриману в зв’язку з реальним або потенційним конфліктом інтересів, і розкриття якої може негативно позначитися на інтересах організації. Крім того, будь-яка особа в організації не буде розголошувати або використовувати інформацію, що має відношення до діяльності організації, з метою отримання особистої вигоди або вигоди одного з членів сім’ї.

Кожна нова особа, прийнята на роботу в організацію, зобов’язується:

a) ознайомитися з даною політикою і підтвердити цей факт в письмовому вигляді.

b) заповнити щорічний формуляр декларації конфлікту інтересів, який відноситься до розкриття будь-яких відносин, посад або обставин, які могли б сприяти появі фактичного або потенційного конфлікту інтересів.

Такі відносини, посади або обставини можуть включати в себе консалтингові послуги для організації або право власності на підприємство, яке може надавати організації товари або послуги. Будь-яка подібна інформація, що відноситься до бізнес інтересів відповідальної особи або члена сім’ї, буде розглядатися як конфіденційна і буде, у цілому, надана тільки в розпорядження голови, призначеної для вирішення конфліктів інтересів.

Як правило, щоб уникнути ситуації конфлікту інтересів, не приймаються особи, які перебувають між собою в близькій спорідненості чи відносинах(батьки, подружжя, брати, сестри, сини, дочки, а також брати, сестри, батьки і діти подружжя), якщо їх робота пов’язана з безпосередньою підпорядкованістю або підконтрольністю одного з них іншому.

Справжня політика запобігання конфлікту інтересів в обов’язковому порядку щорічно переглядається. Будь-яка зміна політики негайно доводиться до відома всіх відповідальних осіб.

Хабарі / комісійні / подарунки

Співробітник організації не має права вимагати або приймати хабарі, подарунки, послуги або інші фінансові винагороди від підрядників, бенефіціарів та учасників проектів, партнерів або інших сторін.

Ділові зустрічі з постачальниками є розумними і прийнятними, за умови їх обґрунтованості. Їх проведення базується на гласною і прозорій основі.

Дисциплінарні заходи

За неналежне виконання своїх функціональних обов’язків, виявлених і об’єктивно зафіксованих різних порушень, негативних випадків керівництво має право застосувати до відповідального працівника такі дисциплінарні стягнення :

a) попередження;

b) догану;

c) сувору догану;

d) звільнення.

ПОЛІТИКА ПРОТИДІЇ ШАХРАЙСТВУ І КОРУПЦІЇ

ГОФПРХ дотримується високих юридичних та етичних стандартів. Сподіваємось, що всі співробітники, а також консультанти, підрядники, партнерські організації та будь-які інші сторони, які мають фінансові або довірчі відносини з ГОФПРХ, поділяють це зобов’язання. Метою цієї Політики є визначення політики ГОФПРХ щодо запобігання та виявлення шахрайства і корупції, а також процедур, яких необхідно дотримуватися, якщо виявлено або підозрюється шахрайство чи корупцію. Кожен інцидент шахрайства чи корупції буде розглядатися з нульовою толерантністю.

Терміни та визначення

Близькі особи — особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, в т. ч. особи, що спільно проживають, але не перебувають в шлюбі, а також — незалежно від зазначених умов — чоловік, дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, донька, пасинок, падчерка, рідний брат, рідна сестра, племінник, племінниця, дід, баба, прадід, прабаба, онук, онука, правнук, правнучка, зять, невістка, тесть, теща, свекор, свекруха, усиновлювач або усиновлений, опікун або піклувальник, особа, котра перебуває під опікою зазначеного суб’єкта.

Хабар — прийняті співробітником гроші, послуги або подарунки за дію/бездіяльність в інтересах хабародавця, яку ця особа могла або повинна була зробити в силу свого службового стану.

Принцип «нульової толерантності» — декларація того, що всі працівники та інші особи, які взаємодіють із ГОФПРХ в своїй внутрішній діяльності, а також у правових відносинах з діловими партнерами, органами державної влади, органами місцевого самоврядування, керуються принципом «нульової толерантності» до будь-яких проявів корупції та хабарництва, а також впроваджують всі передбачені законодавством заходи щодо протидії корупції та хабарництву і пов’язаними з ними діями (практиками).

Ділова гостинність — бізнес-сніданки, ділові обіди, вечері, частування, корпоративні або інші заходи, пропоновані контрагентами, державними службовцями чи іншими третіми особами співробітникам або пропоновані контрагентам, державним службовцям чи третім особам з боку співробітників з метою встановлення і підтримання ділових відносин.

Ділові подарунки — матеріальна цінність (будь-що, що має цінність), яка дарується діловому партнерові або іншій третій особі за рахунок коштів ГОФПРХ, а також матеріальна цінність, яку отримують співробітники в рамках виконання своїх трудових обов’язків від ділових партнерів або інших третіх осіб.

Конфлікт інтересів — пряме або непряме протиріччя між особистим інтересом співробітника і функціональними повноваженнями в ГОФПРХ, яке впливає або може вплинути на об’єктивність та неупередженість у прийнятті рішень або на здійснення/нездійснення дій під час виконання зазначених повноважень.

Шахрайство —  омана з метою отримання несправедливої або незаконної фінансової вигоди або іншої несправедливої вигоди.

Корупція — різновид неналежної поведінки у вигляді дачі хабаря, отримання хабаря, зловживання повноваженнями, комерційного підкупу або інше незаконне використання фізичною особою свого службового становища всупереч законним інтересам суспільства і держави з метою отримання вигоди у вигляді грошей, цінностей, іншого майна або послуг майнового характеру, інших майнових прав для себе або для третіх осіб, або незаконне надання такої вигоди зазначеній особі іншими фізичними особами; а також вчинення зазначених дій від імені або в інтересах юридичної особи.

Неправомірна вигода — грошові кошти або інше майно, переваги, пільги, послуги, нематеріальні активи, будь-які інші вигоди нематеріального або не грошового характеру, котрі обіцяють, пропонують або отримують без законних на те підстав.

Підпорядкованість — відносини організаційної, функціональної або правової залежності підлеглої особи від її керівника, в т. ч. через:

• Вирішення (участь у вирішенні) питань щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи;
• Застосування заохочень, дисциплінарних стягнень;
• Вказівки, доручення тощо, контроль їх виконання;
• Направлення співробітника на навчання за рахунок ГОФПРХ;
• Узгодження відпусток, графіку робочого дня;
• Визначення посадових обов’язків і постановки завдань;
• Оцінку виконання планових показників та інших показників ефективності роботи.

Антикорупційний контроль та заходи

Закупівельні процеси:

• Діють суворі приписи щодо Конфлікту інтересів, а також спілкування та взаємодії зі співробітниками та інших осіб, що беруть участь у закупівлях;
• На початку проведення закупівельного процесу співробітник повинен попередньо ознайомитися з відповідними внутрішніми документами, що регламентують здійснення закупівель і, якщо це необхідно, проконсультуватися з Головою, з тим, щоб уникнути порушення правил даних документів;
• Проводиться комплексна перевірка ділових партнерів на благонадійність з метою оцінки корупційних ризиків;
• Заборонено виконання/отримання позадоговірних умов в ході взаємодії з партнерами.

Партнери та представники:

• Забороняється залучення представників для здійснення будь-яких операцій, що суперечать вимогам чинного антикорупційного законодавства, Політикам та процедурам ГОФПРХ;
• Забороняється здійснення будь-яких корупційних платежів через представників і проведення оплат третій стороні, якщо відомо, що даний платіж повністю або частково буде прямо або побічно переданий державному службовцю чи посадовій особі;
• Проведення обов’язкової перевірки потенційного представника з метою оцінки корупційних ризиків, визначення репутації, бенефіціарного права;
• Укладення договору лише після проведення перевірки;
• Співробітники або представники, що діють від імені ГОФПРХ не повинні чинити неправомірного впливу на посадових осіб державних органів, установ і підприємств.

Взаємодія з державними службовцями та політичними діячами:

• Заборонені пропонування грошей, подарунків, розваг або інших матеріальних і нематеріальних цінностей, а також незаконне надання послуг, вигод, переваг як майнового, так і немайнового характеру державним службовцям та політичним діячам, а також членам їх сімей в обмін на отримання, збереження, захист діяльності або отримання комерційної переваги (законної чи незаконної), або прийняття рішення, яке може спричинити вигоду для інтересів ГОФПРХ;
• Чинне законодавство не забороняє ГОФПРХ брати участь в законних операціях з державними органами, установами і підприємствами.

Благодійність, спонсорська допомога, соціальна відповідальність і взаємодія з органами місцевого самоврядування:

• Заборонені благодійні внески, якщо їх метою є вчинення неналежного впливу на державного службовця або іншу особу;
• Всі договори/платежі з цільовим призначенням благодійність, спонсорська допомога, соціальна відповідальність та взаємодія з органами місцевого самоврядування повинні відповідати чинній Політиці.

Фінансування політичних партій:

• Витрати на політичні цілі заборонені Політикою ГОФПРХ, так як вони можуть стати підставою для звинувачень у корупції;
• ГОФПРХ не відшкодовує витрати, пов’язані з особистими пожертвами співробітників на політичні цілі.

Ведення бухгалтерського обліку та фінансова звітність:

• ГОФПРХ забезпечує повне і точне ведення звітної та бухгалтерської документації;
• Співробітник ГОФПРХ зобов’язаний підписувати тільки ті документи, включаючи договори/контракти, які співробітник уповноважений підписувати, і які на думку співробітника є точними та вірними.

Інформування про конфлікт інтересів:

• Кожен співробітник повинен поінформувати в поточному режимі про виникнення конфлікту інтересів свого керівника і не здійснювати дій в умовах конфлікту інтересів до прийняття рішення щодо його регулювання;
• Рішення про регулювання конфлікту інтересів приймає Голова правління;
• Кожен співробітник зобов’язаний повідомляти Голову правління про будь-які прояви конфлікту інтересів і протиправних дій інших співробітників та/або третіх осіб, про які йому стало відомо в процесі виконання своїх посадових обов’язків. Приховування інформації та бездіяльність у запобіганні злочинам суперечить принципам ГОФПРХ і є порушенням;
• До розгляду приймаються звернення від конкретних співробітників, анонімні звернення не розглядаються;
• Всі факти порушень перевіряються комісією, яку створюють для розгляду кожного звернення. До складу комісії повинно входити мінімум три особи та обов’язково до складу комісії має входити Голова Правління та бухгалтер.

Запобіжні заходи

• Проходження незалежного аудиту і ведення фінансової звітності;
• Діюча система управління ризиками та внутрішнього контролю;
• Діюча система внутрішнього аудиту;
• Перевірка контрагентів на благонадійність та ризики;
• Колегіальність у прийнятті рішень учасниками з достатнім ступенем незалежності;
• Документування прийняття важливих управлінських рішень;
• Захист комерційної таємниці та конфіденційної інформації;
• Перевірка правдивості наданої інформації співробітниками та контрагентами.